Wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych został zniesiony konwencją sporządzoną w Hadze dnia 5 października 1961 roku („Konwencja”), która ma zastosowanie do dokumentów urzędowych sporządzonych na terytorium jednego z państw – stron Konwencji i które mają być przedłożone na terytorium innego państwa – strony Konwencji.

Polska jest stroną Konwencji od dnia 14 sierpnia 2005 roku.

Aktualny wykaz stron konwencji jest dostępny pod poniższym adresem:
https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41

Dla celów Konwencji za dokumenty urzędowe uważa się:

• dokumenty pochodzące od organu lub urzędnika sądowego, włączając w to dokumenty pochodzące od prokuratora, sekretarza sądowego lub urzędnika dokonującego doręczeń ("huissier de justice");
• dokumenty administracyjne;
• akty notarialne;
• urzędowe zaświadczenia umieszczane na dokumentach podpisanych przez osoby działające w charakterze prywatnym, takie jak urzędowe zaświadczenia stwierdzające zarejestrowanie dokumentu lub fakt jego istnienia w określonej dacie oraz urzędowe i notarialne poświadczenia podpisów.

Jednakże Konwencja nie ma zastosowania do:

• dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych;
• dokumentów administracyjnych dotyczących bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych.

Zgodnie z Konwencją jedyną czynnością, która może być wymagana w celu poświadczenia autentyczności podpisu, charakteru, w jakim działała osoba, która podpisała dokument, oraz, w razie potrzeby, tożsamości pieczęci lub stempla, którym opatrzony jest dokument, jest dołączenie klauzuli apostille, wydanej przez właściwy organ państwa, z którego dokument pochodzi.

Apostille wydawana jest na wniosek osoby, która podpisała dokument bądź jego posiadacza.

Dołączenie klauzuli apostille nie może być wymagane, gdy ustawy, inne przepisy prawne lub praktyka obowiązująca w państwie, w którym dokument jest przedłożony, lub umowa między dwoma lub większą liczbą państw – stron Konwencji, zniosły lub uprościły legalizację lub zwolniły taki dokument z legalizacji (uznanie wiarygodności dokumentu z mocy prawa).

W Polsce organem właściwym do nadawania klauzuli apostille jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych.

Szczegółowy opis procedury związanej z nadawaniem klauzuli apostille, w tym Formularz wniosku o poświadczenie klauzulą apostille dokumentów urzędowych przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą, jest dostępny na stronie internetowej MSZ:
http://www.msz.gov.pl/pl/informacje_konsularne/apostille